ระบบ Smart Office เพื่อส่งเสริมการเข้าถึงบริการของประชาชน และการบริหารองค์กรผ่านโทรศัพท์มือถือ หนึ่งในนวัตกรรม โครงการสมาร์ทซิตี้

การให้บริการสาธารณะถือเป็นเรื่องสำคัญ หน่วยงานอปท. ที่ต้องดูแลประชาชนเป็นจำนวนมาก หากมีการพัฒนาให้ระบบมีประสิทธิภาพ ย่อมก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการให้บริการประชาชนและลดงบประมาณของอปท. ได้เป็นอย่างมาก แต่เราพบว่า การให้บริการสาธารณะของหน่วยงานอปท. ในปัจจุบัน ไม่สามารถตอบโจทย์นายก ฯ และประชาชนได้อย่างเต็มที่

ปัญหาของการทำงานของหน่วยงาน อปทในปัจจุบัน คือ

1. ขาดการบันทึกข้อมูลการทำงานอย่างเป็นระบบ
2. ไม่ได้มีการติดตามงานอย่างต่อเนื่อง
3. ไม่มีการนำข้อมูลมาวิเคราะห์เชิงสถิติ เพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้น
4. ขาดช่องทางการสื่อสารกับประชาชน
5. ประชาชนไม่สามารถติดตามการทำงานของหน่วยงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว
6. ขาดงบประมาณในพัฒนาระบบงาน

จากปัญหาดังกล่าว หากจะต้องพัฒนาเพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น จำเป็นที่จะต้องแก้ไขในหลายๆ ส่วนงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งคือ การจัดเก็บข้อมูลให้เป็นระบบและทันสมัย สามารถใช้งานได้ทันที
การตอบโจทย์ที่ตรงที่สุด อย่างหนึ่ง คือ การนำระบบที่พัฒนาโดยเฉพาะมาใช้งาน ซึ่งระบบจะทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ เปรียบเสมือนศูนย์กลางข้อมูล (Data Center) ที่จะให้บริการข้อมูลต่างๆ ให้ Support การทำงานของเจ้าหน้าที่ให้สะดวกรวดเร็ว ในทุกขั้นตอนที่สำคัญ ซึ่งปัจจุบันมีการพัฒนาและมีเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาช่วยให้สามารถใช้งานได้ดียิ่งขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

โครงการสมาร์ทซิตี้ กับระบบ Smart Office

โครงการเมืองอัจฉริยะ เป็นหนึ่งในโครงการสำคัญของรัฐบาล ที่จะช่วยยกระดับการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งด้านที่สำคัญของโครงการคือ การบริหารภาครัฐอัจฉริยะ (Smart Governance) เพราะเป็นเหมือนส่วนที่เชื่อมต่อระหว่างภาครัฐและประชาชนที่มีหลายหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

แพลตฟอร์ม ระบบ Smart Office เป็นระบบปฏิบัติการที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของหน่วยงานอปท. โดยเฉพาะ
แพลตฟอร์ม ระบบ Smart Office จึงเป็นนวัตกรรมเชิงสร้างสรรค์ เพื่อยกระดับและส่งเสริมการทำงานให้เป็นสมาร์ทซิตี้ ตามนโยบายของรัฐบาล

แพลตฟอร์ม ระบบ Smart Office ประกอบด้วย

1. ระบบบริหารจัดการเรื่องร้องทุกข์ผ่านมือถือ
2. ระบบแจ้งข่าวสารประชาชนผ่านมือถือ
3. ระบบฐานข้อมูลสมาชิก
4. ระบบบันทึกความต้องการประชาชน
5. ระบบจัดการสารบรรณผ่านมือถือ
6. ระบบติดตามผลโครงการและกิจกรรม
7. ระบบรายงานผู้บริหาร
8. ระบบโครงสร้างองค์กร

ประโยชน์ของระบบ Smart Office

1. แบ่งเบาภาระการทำงานของเจ้าหน้าที่ ทำงานต่างๆ เสร็จเร็วขึ้น
2. ช่วยให้ประชาชนสามารถเข้าถึงบริการของอปท. ได้ง่ายขึ้น
3. สอดคล้องตามนโยบายสมาร์ทซิตี้ และ ไทยแลนด์ 0
4. ลดค่าใช้จ่ายในการแจ้งข่าวสารให้ประชาชน
5. แก้ปัญหาให้ประชาชนได้อย่างรวดเร็ว มีระบบการแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่านทาง Line
6. สามารถส่งข่าวสารทางไลน์ กับประชาชนทั่วไป กลุ่มคนชรา คนพิการ ผู้ป่วยติดเตียง อสม. เจ้าหน้าที่อื่นๆ ผ่าน Line หลัก เพียงกลุ่มเดียว ไม่ต้องสร้างไลน์หลายๆ กลุ่มให้ยุ่งยาก
7. ลดปัญหาเอกสารหาย ที่เกิดจากเครื่องติดไวรัสบ้าง หาไม่เจอบ้าง
   เพราะจัดเก็บบนระบบ Cloud ที่มีความปลอดภัย
8. ทำงานผ่านมือถือ โดยใช้ Line สะดวก รวดเร็ว ไม่ต้องโหลด App ใหม่
9. นายก ฯ ติดตามความคืบหน้าแต่ละโครงการได้ผ่านมือถือ ตลอดเวลา
10. มีการแจ้งเตือนนายก ฯ และเจ้าหน้าที่ เมื่อมีโครงการล่าช้ากว่าแผนที่กำหนด
11. ยกระดับการให้บริการประชาชน สามารถติดตามปัญหาได้ตลอดเวลา ผ่านทาง Line
12. สามารถวางแผนงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตรงตามปัญหาที่เกิดขึ้น
13. ตรวจสอบ Online ได้ตลอดเวลา พร้อมระบบแจ้งเตือนไปยังนายก ฯ
    เพื่อให้ไม่พลาดข้อมูลที่สำคัญ
14. ใช้งานผ่าน Cloud ที่มีมาตรฐาน ISO 27018 , 27001 , 20001 , 22301
15. พัฒนาโดยบริษัทผู้เชี่ยวชาญและมีประสบการณ์ในธุรกิจซอฟท์แวร์  มากกว่า 18 ปี

ภาพตัวอย่างการติดตั้งและอบรมระบบ Smart Office

ภาพการแนะนำระบบ Smart Officeในจังหวัดต่างๆ